RESUME MANAJEMEN UMUM

TUGAS RESUME

MANAJEMEN UMUM

1.   Pengertian manajemen

a.    Manajemen sebagai ilmu (Luther Gulick), manajemen adalah suatu hal atau ilmu yang harus dipelajari secara terus menerus

b.    Manajemen sebagai Seni (Mary Parker Follett), manajemen adalah mengarahkan atau mengelolah sumber daya

c.     Manajemen sebagai Planning, Organizing, Leading, dan Controlling

(James A.F, R.Edward Freeman, and Daniel R.Gilbert, JR)

Simpulan :

-       Manajemen selalu diterapkan dalam hubungan dengan usaha suatu kelompok manusia

-       Dalam pengertian manajemen selalu terkandung tujuan tertentu yang akan dicapai oleh kelompok yang bersangkutan

2.   Pengertian Organisasi

Edgar H. Schein : koordinasi yang bersifat rasional yang dilakukan oleh sejumlah orang demi mencapai sejumlah tujuan yang jelas, lewat pembagian kerja atau fungsi, dan lewat suatu hirarki otoritas dan pertanggung jawaban

Dalam suatu organisasi terdapat Tujuan, Struktur dan Manusia

Keberhasilan Organisasi :

1.    Mampu tidaknya manajer menjalankan fungsi manajemennya

2.    Tersedianya tenaga operasional yang terampil sesuai dengan bidangnya

3.    Tersedianya anggaran yang memadai

4.    Tersedianya sarana dan prasarana kerja

5.    Adanya mekanisme kerja yang sesuai

6.    Iklim kerja yang positif

3.   Proses Manajemen

a.    Planning

Mendefinisikan tujuan, membangun strategi, dam mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan semua kegiatan

b.    Organizing

Menentukan apa tugas-tugas yang harus dilakukan dan siapa yang melakukannya, bagaimana tugas-tugas harus dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa dan dimana

c.     Actuating

Memotivasi karyawan, mengarahkan kegiatan orang lain dalam sebuah tim yang baik

d.    Controlling

Proses pemantauan kinerja, membandingkannya dengan tujuan dan mengoreksi penyimpangan yang terjadi secara signifikan

4.   Manager

a.    Identifying manager

1.    First Line Manager

2.    Middle Manager

3.    Top Manager

b.    Fungsi manager

²  Fungsi administrative, penentuan tujuan, perencanaan, penyesuaian, dll.

²  Pengarahan dengan memotivasi supervise dan komunikasi

c.     Klasifikasi manager

²  Manager fungsional, hanya menangani satu kegiatan organisasi

²  Manager umum, menangani satuan kerja secara keseluruhan

d.    General skill for managers

a)    First line manager => TECHNICAL SKILL

Kemampuan menggunakan peralatan / prosedur

b)    Middle manager => INTERPERSONAL / HUMAN SKILL

Kemampuan memahami dan memotivasi individu

c)     Top manager => CONCEPTUAL SKILL

Kemampuan untuk melakukan POAC

5.   Lingkungan organisasi

Adalah individu atau kelompok yang secara langsung atau tidak langsung di pengaruhi atau mempengaruhi organisasi dalam mencapai tujuannya.

a.    Pembagian lingkungan

²  Lingkungan Internal : struktur, budaya, sumber daya, pemegang saham

²  Lingkungan eksternal :

l  Makro : ekonomi, teknologi, politik, hukum, sosiokultural

l  Mikro : pemasok tenaga kerja, psaing lembaga keuangan, pelanggan, pemerintah

6.   Planning

Adalah tujuan organisasi, suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan. Meliputi :

Ø  Pedoman bagi kegiatan

Ø  Sumber legitimasi

Ø  Standar pelaksaan

Ø  Sumber motivasi

Ø  Dasar rasional pengorganisasian

a.    Penetapan tujuan yang baik

²  Spesifik : jelas apa yang diinginkan

²  Realistic : bisa dicapai

²  Terukur : memilii ukuran-ukuran tertentu untuk menentukan keberhasilan

b.    Tujuan dalam proses perencanaan

²  Tujuan (Goals) : hasil akhir yang diharapkan dapat tercapai oleh individu, kelompok atau seluruh anggota organisasi

²  Rencana (Plans) : konsep dan dokumentasi tentang bagaimana tujuan akan dicapai

c.     Manfaat perencanaan

²  Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

²  Memudahkan pemahaman manajer terhadap keseluruhan gambaran kegiatan

²  Pembagian tanggung jawab lebih cepat

²  Dapat memberikan perintah dengan tepat

²  Memudahkan koordinasi antar bidang organisasi

²  Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, sehingga dapat menghemat dana, waktu dan usaha

d.    Persyaratan perencanaan

²  Factual dan realistis (nyata dan dapat dilakukan)

²  Logis dan rasional (dapat dicapai)

²  Fleksibel (dapat berubah)

²  Komitmen (dukungan/komitmen dari seluruh anggota organisasi)

²  Komprehensif/menyeluruh (dilakukan bersama – bersama)

e.     Tipe perencanaan

²  Breadh => strategic => operational

²  Timeframe => long time => short time

²  Specificaty => directional => specific

²  Frequency of uses => single use => standing

f.     Tahapan perencanaan

²  Menetapkan tujuan / serangkaian tujuan

²  Merumuskan keadaan saat ini

²  Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan

²  Mengembangkan rencana / serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan

g.    Perencanaan yang baik

²  Kegunaan

²  Ketepatan dan obyektifitas

²  Ruang lingkup

²  Efektifitas biaya

²  Akuntabilitas

²  Ketepatan waktu

h.    Hambatan perencanaan

Hambatan perencanaan adalah ketidaksediaan dan ketidakmampuan perencanaan untuk melakukan kegiatan perencanaan

i.      Masalah dapat diketahui dari

²  Pengalaman masa lalu

²  Ketidak sesuaian dengan rencana

²  Dari orang lain’

²  Prestasi pesaing

7.   Decision Making

Ø  Decision

Pembuatan sebuah pilihan / keputusan 2 atau lebih alternative

Ø  Decision making process

Ø  Problem

GAP, apa yang diharapkan tidak sesuai dengan yang terjadi sebenarnya

Ø  Decision Criteria

Factor yang relevant dengan keputusan

a.    Decision Making Process

Ø  Step 1 : Identifiyng a Problem

²  Problem => perbedaan antara dan yang sudah ada

²  Characteristic problem

l  Suatu masalah menjadi masalah ketika seorang manajer menjadi sadar akan hal itu

l  Ada tekanan untuk memecahkan masalah

Ø  Step 2 : Identifying Decision Criteria

²  Biaya yang akan dikeluarkan

²  Adanya resiko (kemungkinan gagal)

Ø  Step 3 : Allocating Weights to The Criteria

Criteria keputusan itu tidak sama halnya dengan :

²  Menentukan bobot untuk setiap item

²  Menempatkan item dalam urutan prioritas yang benar pentingnya

Ø  Step 4 : Developing Alternative

Identifying viable alternatives

²  Mendata yang diinginkan, TANPA MENGEVALUASI

Ø  Step 5 : Analyzing Alternative

Menganalisa alternative, kekuatan dan kelemahan dari tiap – tiap alternative

Ø  Step 6 : Selecting an Alternative

Memilih alternative terbaik, yaitu alternative dengan angka atau bobot tertinggi

Ø  Step 7 : Implementing The Alternative

Hasil alternative yang telah diseleksi harus diimplementasikan dengan komunikasi effectife

Ø  Step 8 : Evaluating Decision Effectiveness

Adalah langka terakhir, apa yang diambil dapat menyelesaikan masalah yang kita hadapi atau tidak

b.    Type of Problem and Decision

Ø  Structured Problem

Ø  Unstructured Problem

c.     Pengambilan Keputusan Yang Efektif

Ø  Memahami perbedaan budaya

Ø  Tahu kapan saatnya untuk berhenti

Ø  Gunakan proses pengambilan keputusan yang efektif

8.   Pengorganisasian

Adalah proses penyusunan organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi dan sumber daya yang dimilikinya. Desain organisasi adalah kerangka kerja bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan struktur organisasi

a.    Tujuan organisasi

²  Membagi pekerjaan yang harus dilakukan ke sejumlah departemen

²  Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi

²  Membangun hubungan antar individu, kelompok dan departemen

²  Menetapkan garis wewenang

²  Mengalokasikan dan menggunakan sumber daya secara optimal

b.    Factor yang mempengaruhi struktur organisasi

²  Strategi Organisasi

²  Skala Organisasi

²  Teknologi

²  Lingkungan

c.     4 Pilar Pengorganisasian

Ø  Pilar Pertama

Pembagian kerja (division of work) / spesialisasi kerja. Dikelompokan berdasarkan criteria tertentu sejenis. Pengelompokan pekerjaan atau departementalisasi pada dasarnya adalah proses pengelompokan dan penamaan bagian atau kelompok. Pekerjaan berdasarkan criteria tertentu :

²  Tipe Departementalisasi

²  Berdasarkan fungsional

²  Berdasarkan geografis

²  Berdasarkan produk

²  Berdasarkan proses

²  Berdasarkan customer

Ø  Pilar Kedua

Pengelompokan pekerjaan (departementalisasi). Yaitu upaya menyederhanakan seluruh kegiatan dan pekerjaan, menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik.

Ø  Pilar Ketiga

Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (Hierarchy). Hierarchy adalah proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertical maupun secara horizontal. Terdapat dua konsep penting, yaitu :

a.    Rantai komando

b.    Rentang kendali

Factor – factor rentangm kendali :

²  Keahlian dan kemampuan manajer

²  Karakteristik karyawan

²  Sifat pekerjaan yang sedang dikerjakan

²  Kesamaan tugas

²  Kerumitan tugas

²  Standarisasi pekerjaan yang ditetapkan

Ø  Pilar Keempat

Koordinasi (Coordination). Adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif.

a.    3 Macam Saling Ketergantungan

l  Saling ketergantungan menyatu

l  Saling ketergantungan timbal balik

b.    Masalah – masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif

l  Perbedaan orientasi terhadap tujuan tertentu

l  Perbedaan dalam orientasi waktu

l  Perbedaan dalam orientasi antar pribadi

l  Perbedaan dalam formalitas struktur