TUGAS RESUME

MANAJEMEN UMUM

1.   Pengertian manajemen

a.    Manajemen sebagai ilmu (Luther Gulick), manajemen adalah suatu hal atau ilmu yang harus dipelajari secara terus menerus

b.    Manajemen sebagai Seni (Mary Parker Follett), manajemen adalah mengarahkan atau mengelolah sumber daya

c.     Manajemen sebagai Planning, Organizing, Leading, dan Controlling

(James A.F, R.Edward Freeman, and Daniel R.Gilbert, JR)

Simpulan :

-       Manajemen selalu diterapkan dalam hubungan dengan usaha suatu kelompok manusia

-       Dalam pengertian manajemen selalu terkandung tujuan tertentu yang akan dicapai oleh kelompok yang bersangkutan

2.   Pengertian Organisasi

Edgar H. Schein : koordinasi yang bersifat rasional yang dilakukan oleh sejumlah orang demi mencapai sejumlah tujuan yang jelas, lewat pembagian kerja atau fungsi, dan lewat suatu hirarki otoritas dan pertanggung jawaban

Dalam suatu organisasi terdapat Tujuan, Struktur dan Manusia

Keberhasilan Organisasi :

1.    Mampu tidaknya manajer menjalankan fungsi manajemennya

2.    Tersedianya tenaga operasional yang terampil sesuai dengan bidangnya

3.    Tersedianya anggaran yang memadai

4.    Tersedianya sarana dan prasarana kerja

5.    Adanya mekanisme kerja yang sesuai

6.    Iklim kerja yang positif

3.   Proses Manajemen

a.    Planning

Mendefinisikan tujuan, membangun strategi, dam mengembangkan rencana untuk mengkoordinasikan semua kegiatan

b.    Organizing

Menentukan apa tugas-tugas yang harus dilakukan dan siapa yang melakukannya, bagaimana tugas-tugas harus dikelompokkan, siapa melapor kepada siapa dan dimana

c.     Actuating

Memotivasi karyawan, mengarahkan kegiatan orang lain dalam sebuah tim yang baik

d.    Controlling

Proses pemantauan kinerja, membandingkannya dengan tujuan dan mengoreksi penyimpangan yang terjadi secara signifikan

4.   Manager

a.    Identifying manager

1.    First Line Manager

2.    Middle Manager

3.    Top Manager

b.    Fungsi manager

²  Fungsi administrative, penentuan tujuan, perencanaan, penyesuaian, dll.

²  Pengarahan dengan memotivasi supervise dan komunikasi

c.     Klasifikasi manager

²  Manager fungsional, hanya menangani satu kegiatan organisasi

²  Manager umum, menangani satuan kerja secara keseluruhan

d.    General skill for managers

a)    First line manager => TECHNICAL SKILL

Kemampuan menggunakan peralatan / prosedur

b)    Middle manager => INTERPERSONAL / HUMAN SKILL

Kemampuan memahami dan memotivasi individu

c)     Top manager => CONCEPTUAL SKILL

Kemampuan untuk melakukan POAC

5.   Lingkungan organisasi

Adalah individu atau kelompok yang secara langsung atau tidak langsung di pengaruhi atau mempengaruhi organisasi dalam mencapai tujuannya.

a.    Pembagian lingkungan

²  Lingkungan Internal : struktur, budaya, sumber daya, pemegang saham

²  Lingkungan eksternal :

l  Makro : ekonomi, teknologi, politik, hukum, sosiokultural

l  Mikro : pemasok tenaga kerja, psaing lembaga keuangan, pelanggan, pemerintah

6.   Planning

Adalah tujuan organisasi, suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan. Meliputi :

Ø  Pedoman bagi kegiatan

Ø  Sumber legitimasi

Ø  Standar pelaksaan

Ø  Sumber motivasi

Ø  Dasar rasional pengorganisasian

a.    Penetapan tujuan yang baik

²  Spesifik : jelas apa yang diinginkan

²  Realistic : bisa dicapai

²  Terukur : memilii ukuran-ukuran tertentu untuk menentukan keberhasilan

b.    Tujuan dalam proses perencanaan

²  Tujuan (Goals) : hasil akhir yang diharapkan dapat tercapai oleh individu, kelompok atau seluruh anggota organisasi

²  Rencana (Plans) : konsep dan dokumentasi tentang bagaimana tujuan akan dicapai

c.     Manfaat perencanaan

²  Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

²  Memudahkan pemahaman manajer terhadap keseluruhan gambaran kegiatan

²  Pembagian tanggung jawab lebih cepat

²  Dapat memberikan perintah dengan tepat

²  Memudahkan koordinasi antar bidang organisasi

²  Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, sehingga dapat menghemat dana, waktu dan usaha

d.    Persyaratan perencanaan

²  Factual dan realistis (nyata dan dapat dilakukan)

²  Logis dan rasional (dapat dicapai)

²  Fleksibel (dapat berubah)

²  Komitmen (dukungan/komitmen dari seluruh anggota organisasi)

²  Komprehensif/menyeluruh (dilakukan bersama – bersama)

e.     Tipe perencanaan

²  Breadh => strategic => operational

²  Timeframe => long time => short time

²  Specificaty => directional => specific

²  Frequency of uses => single use => standing

f.     Tahapan perencanaan

²  Menetapkan tujuan / serangkaian tujuan

²  Merumuskan keadaan saat ini

²  Mengidentifikasi kemudahan dan hambatan

²  Mengembangkan rencana / serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan

g.    Perencanaan yang baik

²  Kegunaan

²  Ketepatan dan obyektifitas

²  Ruang lingkup

²  Efektifitas biaya

²  Akuntabilitas

²  Ketepatan waktu

h.    Hambatan perencanaan

Hambatan perencanaan adalah ketidaksediaan dan ketidakmampuan perencanaan untuk melakukan kegiatan perencanaan

i.      Masalah dapat diketahui dari

²  Pengalaman masa lalu

²  Ketidak sesuaian dengan rencana

²  Dari orang lain’

²  Prestasi pesaing

7.   Decision Making

Ø  Decision

Pembuatan sebuah pilihan / keputusan 2 atau lebih alternative

Ø  Decision making process

Ø  Problem

GAP, apa yang diharapkan tidak sesuai dengan yang terjadi sebenarnya

Ø  Decision Criteria

Factor yang relevant dengan keputusan

a.    Decision Making Process

Ø  Step 1 : Identifiyng a Problem

²  Problem => perbedaan antara dan yang sudah ada

²  Characteristic problem

l  Suatu masalah menjadi masalah ketika seorang manajer menjadi sadar akan hal itu

l  Ada tekanan untuk memecahkan masalah

Ø  Step 2 : Identifying Decision Criteria

²  Biaya yang akan dikeluarkan

²  Adanya resiko (kemungkinan gagal)

Ø  Step 3 : Allocating Weights to The Criteria

Criteria keputusan itu tidak sama halnya dengan :

²  Menentukan bobot untuk setiap item

²  Menempatkan item dalam urutan prioritas yang benar pentingnya

Ø  Step 4 : Developing Alternative

Identifying viable alternatives

²  Mendata yang diinginkan, TANPA MENGEVALUASI

Ø  Step 5 : Analyzing Alternative

Menganalisa alternative, kekuatan dan kelemahan dari tiap – tiap alternative

Ø  Step 6 : Selecting an Alternative

Memilih alternative terbaik, yaitu alternative dengan angka atau bobot tertinggi

Ø  Step 7 : Implementing The Alternative

Hasil alternative yang telah diseleksi harus diimplementasikan dengan komunikasi effectife

Ø  Step 8 : Evaluating Decision Effectiveness

Adalah langka terakhir, apa yang diambil dapat menyelesaikan masalah yang kita hadapi atau tidak

b.    Type of Problem and Decision

Ø  Structured Problem

Ø  Unstructured Problem

c.     Pengambilan Keputusan Yang Efektif

Ø  Memahami perbedaan budaya

Ø  Tahu kapan saatnya untuk berhenti

Ø  Gunakan proses pengambilan keputusan yang efektif

8.   Pengorganisasian

Adalah proses penyusunan organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi dan sumber daya yang dimilikinya. Desain organisasi adalah kerangka kerja bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan struktur organisasi

a.    Tujuan organisasi

²  Membagi pekerjaan yang harus dilakukan ke sejumlah departemen

²  Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi

²  Membangun hubungan antar individu, kelompok dan departemen

²  Menetapkan garis wewenang

²  Mengalokasikan dan menggunakan sumber daya secara optimal

b.    Factor yang mempengaruhi struktur organisasi

²  Strategi Organisasi

²  Skala Organisasi

²  Teknologi

²  Lingkungan

c.     4 Pilar Pengorganisasian

Ø  Pilar Pertama

Pembagian kerja (division of work) / spesialisasi kerja. Dikelompokan berdasarkan criteria tertentu sejenis. Pengelompokan pekerjaan atau departementalisasi pada dasarnya adalah proses pengelompokan dan penamaan bagian atau kelompok. Pekerjaan berdasarkan criteria tertentu :

²  Tipe Departementalisasi

²  Berdasarkan fungsional

²  Berdasarkan geografis

²  Berdasarkan produk

²  Berdasarkan proses

²  Berdasarkan customer

Ø  Pilar Kedua

Pengelompokan pekerjaan (departementalisasi). Yaitu upaya menyederhanakan seluruh kegiatan dan pekerjaan, menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik.

Ø  Pilar Ketiga

Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (Hierarchy). Hierarchy adalah proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertical maupun secara horizontal. Terdapat dua konsep penting, yaitu :

a.    Rantai komando

b.    Rentang kendali

Factor – factor rentangm kendali :

²  Keahlian dan kemampuan manajer

²  Karakteristik karyawan

²  Sifat pekerjaan yang sedang dikerjakan

²  Kesamaan tugas

²  Kerumitan tugas

²  Standarisasi pekerjaan yang ditetapkan

Ø  Pilar Keempat

Koordinasi (Coordination). Adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif.

a.    3 Macam Saling Ketergantungan

l  Saling ketergantungan menyatu

l  Saling ketergantungan timbal balik

b.    Masalah – masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif

l  Perbedaan orientasi terhadap tujuan tertentu

l  Perbedaan dalam orientasi waktu

l  Perbedaan dalam orientasi antar pribadi

l  Perbedaan dalam formalitas struktur

9.   WEWENANG

Wewenang adalah kuasa untuk menjalankan kebijaksanaan dalam mengambil keputusan – keputusan secara tepat. Adapun jenis kewenangan adalah :

a.    Kewenangan Lini

b.    Kewenangan Staf

c.     Kewenangan Fungsional

 Sedangkan kekuasaan adalah kemampuan individu atau kelompok untuk mempengaruhi keyakinan atau tindakan orang atau kelompok lain. Adapun sumber dari kekuasaan adalah :

a.    Kekuasaan balas jasa (reward power)

b.    Kekuasaan paksaan

c.     Kekuasaan sah

d.    Kekuasaan pengendalian informasi

e.     Kekuasaan panutan

f.     Kekuasan ahli

10. DELEGASI

Delegasi atau pelimpahan wewenang adalah proses pengalihan tugas orang alin yang sah atau terlegitimasi (menurut mekanisme tertentu dalam organisasi) dalam melakukan berbagai aktifitas yang ditujukan untuk pencapaian tujuan organisasi yang jika tidak dilimpahkan akan menghambat proses pencapaian tujuan tersebut. Menurut Koontz & O’Donnell dalam Reksohadiprodjo, 1992, pendelegasian yang efektif adalah sebagai berikut :

a.    Rencana dan kebijakan harus jelas

b.    Tanggung jawab dan wewenang dibatasi

c.     Seleksi orang yang akan diberi wewenang

d.    Komunikasi terbuka

e.     Adanya sistem pengawasan

11. PERSONALIA ORGANISASI

Adalah manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pembeian latihan, dan pengembangan anggota – anggota organisasi serta merupakan strategi organisasi untuk terus menerus berkompetisi.

Ø  Proses penyusunan personalia

1.    Perencanaan sumber daya manusia, yang dirancang untuk menjamin kegiatan dan pemenuhan kebutuhan personalia organisasi

2.    Penarikan, yang berhubungan dengan pengadaan calon – calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia

3.    Seleksi, mencakup penilaian dan pemilihan diantara calon – calon personalia

4.    Pengenalan dan orientasi, yang dirancang untuk membantu individu – individu yang terpilih menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi

5.    Latihan dan pengembangan, program ini bertujuan meningkatkan kemampuan perseorangan dari kelompok untuk mendorong efektivitas organisasi

6.    Penilaian pelaksanaan kerja, dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar yang dikembangkan bagi posisi tersebut

7.    Pemberian balas jasa dan penghargaan, yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksaan di waktu akan datang

8.    Perencanaan dan pengembangan karier, yang mencakup transfer (promosi), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian atau pensiun.

Ø  Fungsi proses penyusunan personalia

a.    Memastikan bahwa karyawan yang dipilih adalah yang berkompeten

b.    Memberikan karyawan pengetahuan dan keterampilan yang up-to-date untuk dapat melakukan pekerjaan mereka

c.     Memastikan bahwa organisasi tersebut mempertahankan karyawan yang kompeten dan berkinerja tinggi

12. PENGGERAKAN (ACTUATING)

Adalah keseluruhan usaha, teknik dan metode untuk mendorong anggota organisasi agar mau dan ikhlas bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi ekonomis. Adapun unsur – unsur dalam penggerakan adalah :

a.    Mendapatkan orang – orang yang cakap

b.    Mengatakan kepada mereka apa yang ingin kita capai

c.     Menerangkan cara mengerjakan

d.    Memberikan otoritas

e.     Memberikan inspirasi untuk mencapai sasaran

Ø  Kegiatan Actuating :

1.    Pemilihan orang yang tepat untuk melaksanakan tugas yang telah ditentukan dalam proses pengorganisasian

2.    Memberikan instruksi sebaik – baiknya dan mendorong orang untuk bekerja mencapai tujuan yang telah ditentuka

13. KOMUNIKASI

Adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. komunikasi dapat berupa Lisan, Tulisan, dan Body Language.

Ø  Fungsi komunikasi :

a.    Fungsi kontrol : pengendalian perilaku

b.    Fungsi motivasi : faktor meningkatkan motivasi

c.     Fungsi ekspresi perasaan : penyampaian perasaan kepada orang lain

d.    Fungsi informasi : penyampaian data/informasi, lebih lanjut berguna untuk pengambilan keputusan

Ø  Tipe saluran komunikasi :

a.    Komunikasi vertikal

b.    Komunikasi lateral/Horizontal

c.     Komunikasi diagonal

Ø  Kepemimpinan

Adalah kemampuan untuk mempengaruhi kelompok meuju pencapaian sasaran.

14. PENGAWASAN

Adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi dan manajemen tercapai yaitu dengan bagaimana kegiatan dapat sesuai dengan yang direncanakan. Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

Ø  Proses perencanaan

1.    Penetapan standar pelaksanaan

Meliputi : target penjualan, keselamatan kerja

3 bentuk standar umum :

l  Standar fisik => kuantitas barang/jasa, kualitas produk

l  Standar moneter => biaya kerja, pendapatan

l  Standar waktu => batas waktu produksi

2.    Penetapan pengukuran pelaksanaan

l  Berapa kali dilakukan

l  Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan

l  Siapa yang terlibat

3.    Pengukuran pelaksanaan kegiatan

l  Pengamatan (observasi)

l  Laporan – laporan (lisan/tulis)

l  Metode otomatis

l  Inspeksi, pengujian (test)

4.    Perbandingan dan analisa penyimpangan

5.    Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

Standar diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan secara bersamaan

15. GLOBAL PERSPECTIVE

Beberapa pandangan tentang Global Perpective :

²  Parochialism

Pandangan sempit terhadap dunia, ketidakmampuan mengenali perbedaan

²  Sikap Etnosentris

Pandangan bahwa pendekatan dan praktik kerja yang terbaik adalah seperti yang dinegara asal

²  Sikap Polisentris

Pandangan bahwa para manajer di negeri tuan rumah mengetahui pendekatan dan praktik kerja yang terbaik untuk menjalankan bisnis mereka

²  Sikap Geosentris

Pandangan yang berorientasi pada dunia yang memusatkan perhatian pada penggunaan pendekatan dan orang yang terbaik dari seluruh dunia

Ø  Perbedaan jenis organisasi Global

a.    Multinational Corporation (MNC)

Perusahaan yang menyelenggarakan operasi di berbagai negara tetapi mengelola operasi dari basis negara asal. Contoh : sony

b.    Multidomestic Corporation

Perusahaan yang mendesentralisasikan manajemen dan keputusan – keputusannya pada daerah lokal

c.     Global Company

Perusahaan yang mendesentralisasikan manajemen dan keputusan  - keputusannya pada negara tuan rumah.

16. Entrepreneur & Intrapreneur

Ø  Entrepreneur

Menurut Robbin & Coulter, Entrepeneur adalah dimana seorang individu atau kelompok menggunakan usaha dan sarana yang dimilikinya untuk mengejar peluang dan menciptakan nilai dengan melalui inovasi dan keunikan.

Ø  Ciri utama Entrepeneur

1.    Opportunity creating

2.    Innovating

3.    Calculated risk taking

Ø  Entrepreneur Mindset

l  Berorientasi pada aksi

l  Berpikir simple

l  Selalu mencari peluang baru

l  Mengejar pe;uang dengan disiplin Tinggi

l  Hanya mengambil peluang terbaik

l  Focus pada eksekusi

l  Memfokuskan energy setiap orang dalam bisnis

Ø  Tambahan

1.    Karyawan : bekerja pada orang lain, professional executive, (decision maker)

2.    Intrapeneur : karyawan dengan jiwa kewiraushaan (innovative dan tajam dalam melihat peluang). Yang dicari adalah kemerdekaan dan akses terhadap resourse

3.    Entrepreneur : memiliki usaha yang dikembangkan sendiri, pengambil resiko

4.    Social entrepreneur : pelaku kegiatan social berwatak entrepreneur

5.    Eco-preneur : wirausaha dalam bidang lingkungan hidup

Ø  Karakteristik Intrepeneur

1.    Kreatif

2.    Percaya diri

3.    Memiliki rasa tanggung jawab

4.    Mampu berkomunikasi dengan baik

5.    Terbuka menerima hal-hal baru

6.    Team player

7.    Berdedikasi tinggi

8.    Selalu bersyukur

9.    Optimis

10.  Berani mengambil resiko

17. E-BUSINESS & E-COMMERCE

Ø  e-business adalah kegiatan berbisnis di internet yang tidak saja meliputi pembelian, penjualan dan jasa tapi juga meliputi pelayanan pelanggan dan kerjasama rekan bisnis (baik individual maupun instansi).

Ø  E-commerce adalah suatu cara berbelanja atau berdagang secara fasilitas online atau direct selling yang memanfaatkan fasilitas internet dimana terdapat website yang dapat menyediakan layanan “get and deliver”.

Ø  Variabilitas, visibilitas dan velositas adalah 3hal penting dalam e-commerce.

Ø  System e-commerce

Diklasifikasikan menjadi 3 aplikasi yaitu :

l  Electronic markets (EMS)

Sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau meyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan.

Contoh : penawaran iklan melalui website.

l  Electronic data interchange (EDI)

Sarana untuk mengefisiensikan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi komersial.

Ø  Internet commerce

Penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk perdagangan.

Ø  Karakteristik e-commerce

1.    Transaksi tanpa batas

Dengan internet usaha kecil dan menengah dapat transaksi 24jam tanpa batas.

2.    Transaksi anonym

 harus bertatap muka dengan penjual.

Ø  Permasalahan e-commerce

1.    Keamanan (security) : fround atau penipuan.

2.    Regulasi atau hukum

3.    Bagaimana status dari digital signature.

4.    Kesiapan institusi

5.    Peran pemerintah

6.    Standaritas

7.    Regulasi

8.    Membangun dan mengelola insfratruktur

9.    Insetif